Zasady kreowania oficjalnych pism powinien znać każdy pracownik, który zajmuje się kwestiami biurowymi w przedsiębiorstwie. Wiadomo, że operując przy sprawach administracyjnych, nieraz ma się do czynienia z przygotowaniem odpowiedzi do urzędów państwowych, firm oferujących współpracę czy też obecnych wspólników. Nie bez znaczenia są też relacje z mediami czy oferentami jakichś usług. Oczywiście, wszystko zależy te od typu przedsiębiorstwa, w którym się działa, jak również z tego, w jakiej branży jest osadzone. W każdym z obszarów, specyfika pracy biurowej i tworzonych tam pism że być diametralnie inna. Bez względu jednak na to, która ona jest, na ogół , bardzo przydatne okażą się wzory dokumentów, które prezentowane są w serwisach prawniczych. Uda się tam trafić na rozliczne wnioski, oświadczenia czy formularze potrzebne przy cieszeniu się konkretnymi sprawami. Wiemy doskonale, że formy wybranych pism są ściśle określone i powinien się do nich stosować. W głównej mierze są to pisma do urzędów i sądów. Niemniej, stosowne zwroty i części składowe dotyczą każdych oficjalnych podań, które do kogoś wysyłamy . Należy mieć na uwadze, że pismo, które przekazujemy dalej jest czymś, co mówi o nas i swej firmie. Nie można więc zezwolić sobie na coś, co pokaże nas w złym świetle.